Het Inclusieve Selectiegesprek
Tien jaar geleden schreven Inge Speelman-Tjoeng en ik samen het boek ‘culturele diversiteit en assessment’. In 2019 is de inhoud nog steeds actueel. Meer dan dat zelfs; de noodzaak om bij het selecteren van personeel ‘eerlijk’ te werk te gaan is groter geworden. De arbeidsmarkt wordt krapper en juist divers talent is nodig om als organisatie succes te hebben. In mijn werk als docent en begeleider van selectiegesprekken zie ik regelmatig dat er door misverstanden bijzondere talenten onterecht (dreigen te) worden afgewezen.
Hoe voer je inclusieve selectiegesprekken ?
Veel selecteurs richten hun aandacht op het voorkomen dat ongeschikte mensen worden aangenomen. Dit lijkt logisch, maar leidt tot een voorzichtige houding en zoeken naar ‘veiligheid’. We kennen allemaal het spreekwoord ‘onbekend maakt onbemind’ en ik voeg daaraan toe ‘onbekend voelt onveilig’. Mijn ervaring is dat selecteurs sterk op hun gevoel afgaan. Ik hoor hen vaak aan het begin van een training selectiegesprekken zeggen: ’ik weet het meteen als iemand binnen komt of de persoon geschikt is en in het gesprek blijkt bijna altijd dat mijn gevoel klopte’. Deze houding leidt ertoe dat in veel organisaties veel dezelfde type mensen rond lopen en er in extreme gevallen zelfs sprake lijkt te zijn van ‘klonen’. Dit komt omdat wij als mensen geneigd zijn personen die op ons lijken hoger te waarderen en als geschikter in te schatten. Om te voorkomen dat je onterecht geschikte mensen afwijst werken geef ik je deze vijf tips voor het Inclusieve Selectiegesprek:
1 Werk met Functie-eisen en Kwaliteiten
Kijk bij het kiezen van kwaliteiten die je gaat beoordelen in selectiegesprekken kritisch naar of deze echt nodig zijn voor de functie. In gedragstermen geformuleerde kwaliteiten, ook wel competenties genoemd, onderscheiden veel beter dan eisen als ‘passen in het team’ of ‘een gemotiveerde werkinstelling’. Bij het beoordelen van laatstgenoemde selectiecriteria wordt een beroep gedaan op de persoonlijke voorkeur oftewel het buikgevoel.
2 Gebruik de Goede techniek
Werk met de STAR-techniek, dat wil zeggen; beoordeel alleen op gedrag dat de sollicitant in het verleden heeft laten zien. Vraag naar concrete voorbeelden van wat hij of zij heeft meegemaakt. ’Wanneer hebt je je werkwijze aangepast aan een onverwachte situatie?’ is bijvoorbeeld een betere vraag dan ‘Ben je flexibel?’. Wanneer je bij alle sollicitanten goed doorvraagt over wat zij daadwerkelijk hebben gedaan in het verleden, is de kans kleiner dat persoonlijke herkenning invloed heeft op je beoordeling.
3 Werk met beoordelingsschalen
Werk vooraf beoordelingsschalen in gedragstermen uit, liefst in samenwerking met collega’s die de functie in de vacature goed kennen, maar zelf anders zijn dan jij. Je zult dan merken dat zelfs kwaliteiten er in de praktijk anders uit kunnen zien dan je altijd dacht. Bij ‘beïnvloedingsvaardigheden’ verwacht men in Nederland bijvoorbeeld vaak gedrag dat getuigt van direct de eigen belangen en mening verdedigen en op de voorgrond treden. In veel andere culturen ziet men als effectief gedrag op deze competentie vooral het in discussies waardering tonen voor de mening van de ander en vervolgens op een genuanceerde manier je eigen mening naar voren brengen.
4 Interesse voor achtergronden
Vragen over de achtergrond, afkomst en persoonlijke geschiedenis van sollicitanten kunnen een mooie aanvulling zijn op de strak geregisseerde gedragsgerichte vragen. Doe dit dan wel bij iedereen, je kunt verrast worden door de verhalen van iemand die schijnbaar ‘hetzelfde’ leek als jij. Vraag bijvoorbeeld welke waarde de sollicitant van huis uit heeft meegekregen die hij of zij graag wil overbrengen op anderen. Stel de vragen wel positief; ‘waar ben je trots op als het om je achtergrond gaat’ leidt tot een vruchtbaarder en respectvoller gesprek dan ‘Is het geen probleem voor je dat je je aan culturele waarden en normen moet houden?’.
5 Check je oordeel
Soms denk je bij verschillen in achtergrond, presentatie en gewoonten dat deze een probleem kunnen zijn in de functie. Kijk echter kritisch of dit echt zo is. Bespreek potentiële knelpunten op een neutrale manier met de sollicitant voor je conclusies trekt. Sommige zaken die met achtergrond samenhangen, bijvoorbeeld niet op zondag werken terwijl het om werken in ploegendienst gaat, kunnen trouwens wel degelijk maken dat iemand niet in aanmerking kan komen voor een functie. Het is ook mogelijk dat er een mismatch is of lijkt te zijn tussen kledingvoorschriften in de functie en de persoonlijke presentatie van de sollicitant. Zorg daarom vooraf dat je duidelijk weet welke zaken ‘harde functie-eisen’ zijn en bespreek deze transparant met de sollicitant. Dit voorkomt dat je sollicitanten die niet het ‘standaardtype’ zijn voor de zekerheid maar afwijst.
Houdt ze binnen
Na een succesvolle werving en selectieprocedure kun je zomaar een kleurrijke groep nieuwe medewerkers aannemen. Het wat betreft samenstelling diverser maken van je organisatie is echter pas de eerste stap naar een organisatie waarin iedereen helemaal tot zijn en haar recht komt. De uitdaging daarna blijkt in de praktijk vaak nog groter en dat is het inclusiever maken van de organisatie.
Mensen met andere achtergronden dan de meerderheid in de organisatie blijken vaak eerder weer weg gaan dan zij zelf en hun werkgever hadden gehoopt. Ik hoor in dit kader van cliënten met een migratieachtergrond schrijnende verhalen. Zij voelen zich niet gewaardeerd en gezien en vertrekken uiteindelijk terwijl ze juist een meerwaarde voor de organisatie hadden kunnen hebben. Door begeleiding van teams bij inclusief werken en door het stimuleren van inclusief leiderschap kunnen deze situaties voorkomen worden.